Mit AvaiBook Sports kann jede Art von Veranstaltung erstellt und verwaltet werden: egal ob sportlicher Art oder nicht. Die Plattform kann für verschiedene Teilnehmerlisten, als Bestellformular oder für jegliche Anmeldungs- oder Mitgliederverwaltung genutzt werden.

Der erste Schritt ist Dich auf der Plattform zu registrieren. Sobald Du Deinen Zugang hast, kannst Du den gewünschten Veranstaltungstyp auswählen und die notwendigen Daten eingeben. Folge einfach den Schritten durch die Dich das System leitet – und starte durch!

Das Design der Webseite, die automatisch bei der Erstellung eines Events auf der Plattform generiert wird, kann ganz einfach geändert werden. In der Rubrik „Webdesign” kannst Du Farben und Schriftarten ändern, sowie Bilder für die Kopfzeile und als Hintergrund hochladen. Hier kannst Du Dich austoben, so dass die Seite ganz Deinem eigenen Markenimage entspricht 🤗.

Natürlich, und das geht ganz einfach. Erstelle ein Event und wähle als Eventart „Warteliste“ aus. Für die Vergabe der freigwordenen Startplätze kannst Du auswählen, ob diese nach der Reihenfolge der Anmeldungen oder anhand eines Losverfahrens vergeben werden sollen.

In der Rubrik Einstellung > Anmeldeformular kannst Du ganz einfach die verschiedenen Formulare für die einzelnen Wettbewerbe oder auch für eines für alle zusammen erstellen. Wir empfehlen, zuerst ein Formular für alle Wettbewerbe – mit den entsprechenden Pflicht- und optionalen Feldern, sowie den personalisierbaren Feldern – zu konfigurieren, und daraufhin die einzelnen Formulare der Wettbewerbe anzupassen (es ist einfacher Felder zu deaktivieren als hinzuzufügen 😉). Du kannst auch personalisierbare Felder aus anderen Events und Formularen kopieren und anpassen.

Na klar! Gehe einfach in die Rubrik „Wettbewerbe“ (siehst Du, ganz intuitiv) und erstelle einen neuen Wettbewerb für Einzelsportler oder Teams. Für jeden Wettbewerb kannst Du verschiedene Einstellungen bezüglich der Teamgrösse, Altersbeschränkung, usw. machen. Ganz nach Deinen Anforderungen 😁

In der Rubrik „Anmeldeformular“, nach Auswahl des Formulars des jeweiligen Wettbewerbs (oder für „ALLE“), erscheint der Reiter „Teilnehmerkategorien verwalten“ oben über dem Formular. Dort können die Altersklassen eingestellt werden, die dann in der Anmeldung automatisch bei Angabe des Geburtsdatums des Teilnehmers angezeigt werden.

Auf AvaiBook Sports können wir Dir momentan drei verschiedene Zahlungsformen zur Verfügung stellen, aus denen Du die Zahlungsarten auswählen kannst, die Du Deinen Teilnehmern anbieten möchtest. Es können Zahlungen per Kredit- oder Debitkarte über unser Kassenterminal, sowie Zahlungen über PayPal oder per manueller Banküberweisung auf Euer eigenes Konto eingestellt werden.

Direkt in der Rubrik „Wettbewerbe“ können Preissprünge, entweder an einem spezifischen Datum oder bei Erreichen einer bestimmten Teilnehmerzahl eingestellt werden. Das Startgeld wird für jeden Wettbewerb automatisch angepasst und ist jederzeit für den Teilnehmer im Anmeldeformular transparent.

Hier handelt es sich um ein unglaublich nützliches Tool, welches dem angemeldeten Teilnehmer die Bearbeitung seiner Daten ermöglicht, wann immer er möchte. In der E-Mail seiner Anmeldebestätigung erhält er einen Link über den er zum Login gelangt und sich mit seiner Anmelde-ID sowie seiner E-Mail Adresse, die er in der Anmeldung verwendet hat, einloggen kann. Du entscheidest im Vornherein welche Daten er ändern kann und ebenfalls, ob er seine Anmeldung an eine andere Person übertragen kann.

Das ist gar kein Problem. Das gesamte Event und auch jeder einzelne Wettbewerb kann auf eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern beschränkt werden. Ausserdem können Anmeldungen nach einer Liste von Ausweis- / ID-Nummern aus einem anderen Wettbewerb oder einer Datei beschränkt werden, so dass nur diese Personen sich für das Event anmelden können.

Die Antwort ist ja – zum Beispiel kannst Du diese Option aktivieren, wenn Teilnehmer ein oder mehrere Dokumente, wie ein ärztliches Attest oder einen Qualifikationsnachweis einreichen müssen. Dies kann bei der Anmeldung direkt oder auch im Nachhinein gemacht werden. Der Teilnehmer bekommt eine E-Mail in der dieser Vorgang erklärt wird. Du bestätigst den Teilnehmer nach Prüfung der Unterlagen und kannst in Deiner Teilnehmerliste sehen, wer bereits validiert ist und wer noch nicht.

Bei AvaiBook Sports sind wir sehr stark auf den Datenschutz bedacht. Von daher werden wir niemals die Teilnehmerdatenbank zu unserem Vorteil nutzen und kommerzielle Informationen an diese verschicken. Wir arbeiten zu 100% unter den Richtlinien des europäischen Datenschutzgesetzes (DSGVO).

Hier muss zwischen Benachrichtigungen an die Teilnehmer Deines Events und Newsletter-Kampagnen unterschieden werden. Die E-Mails an Deine Teilnehmer sind unbegrenzt (Rubrik: Verwaltung > Kommunikation). Solltest Du eine Kampagne an Teilnehmer aus aktuellen und vorherigen Events verschicken wollen, kannst du maximal 2000 E-Mail kostenlos pro Monat verschicken. Darüber hinaus werden diese kostenpflichtig (Rubrik: Promotion > Werbe-Mailing).

Dir stehen zwei Tools für die Promotion Deines Events zur Verfügung. Da die beste Werbung von Deinen Teilnehmer selbst kommt, haben wir zwei Tools mit denen sie ihre Teilnahme auf ihren Social Media Profilen teilen können. Unter den Hashtags #BinDabei und #MeineStartnummer werden sie dazu angeregt ihr personaliertes Bild zu teilen und so Dein Event zu viralisieren.

Ganz einfach findest du unter der Ansicht der Teilnehmerliste die Option diese als Excel- oder CSV-Datei herunterzuladen. Diese kann „vereint“ oder „getrennt” heruntergeladen werden, was bedeutet dass einerseits die Teilnehmer aus allen Wettbewerben vereint auf einer Seite erscheinen oder andererseits getrennt nach Wettbewerben auf verschiedenen Seiten der Datei exportiert werden.

In der Rubrik “Verwaltung > Anmeldegutscheine” können die Einstellungen für die jeweiligen Gutscheine bezüglich des Rabatts (Betrag oder Prozentsatz), eines Nutzungslimits und der Gültigkeit gemacht werden.
Von dort aus können die Gutscheine direkt an einzelne Personen oder eine Empfängerliste verschickt werden, sowie als Excel-Datei exportiert werden. Ganz einfach und praktisch!

Du bist der Experte, wenn es zu Themen bezüglich Deines Events kommt, deshalb sind wir davon überzeugt, dass Du am besten Fragen und Anliegen Deiner Teilnehmer beantworten kannst. Die Plattform verfügt jedoch über Tools, die es Dir ermöglichen Anfragen effizient zu bearbeiten, so dass Du Deine Zeit für wichtigere Themen nutzen kannst 🧡.

Du bekommst Deine Startgelder wann immer Du sie brauchst – und kannst diese jederzeit anfordern. Und ausserdem werden Deine restlichen Einnahmen am ersten Werktag nach Deinem Event automatisch an Dich überwiesen.

Ja, das ist gar kein Problem. In jedem Deiner Events und in Deinen Rechnungsdaten kannst Du verschiedene Kontoverbindungen angeben. Ausserdem kannst Du entscheiden, wie die Rechnungsstellung erfolgen soll – monatlich oder pro Event.

Nein, alle unsere Gebühren sind exklusive MwSt. Je nach Unternehmensart wird diese in der Rechnung ausgestellt oder nicht – das wird über das MIAS (MwSt-Informationsaustauschsystem) bestimmt. Dies ist eine Regelung der EU und kann unter dem folgenden Link überprüft werden: //ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=de.

Bei Fragen kontaktiere uns gerne.

Natürlich kannst Du Deinen Teilnehmern ihr Startgeld erstatten – hier entscheidest Du, ob Du den gesamten Betrag oder nur einen Teil davon zurückzahlen möchtest. Bei gesammelten Rückerstattungen helfen wir Dir gerne.